Serang – Bagian Pengelolaan Keuangan dan BMD Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Banten mengadakan Bimbingan Teknis (Bimtek) terkait Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kamis-Jumat, 26-27 September 2024 di Ruang Rapat Kepala Biro, Gedung Setda Banten. Materi meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip.
Tujuan diselenggarakannya Bimtek Pengelolaan Arsip Dinamis adalah guna meningkatkan pengetahuan, wawasan dan kompetensi bagi para pengelola arsip di Bagian Pengelolaan Keuangan dan BMD Setda, sehingga diharapkan mampu berkontribusi dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang baik, akuntabel dan terpercaya. Pengelolaan Arsip Dinamis merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen organisasi sehingga keberhasilan dalam pengelolaannya akan memengaruhi kinerja organisasi.
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pasal 1 (2), Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip menjadi urusan wajib yang mesti diurus pemerintah daerah, artinya menjadi tugas pokok yang harus dikedepankan. Target akhir pengelolaan keuangan pada akhir tahun anggaran seperti neraca dan lain-lain itu semua berawal dari arsip. Pelaporan berasal dari data dan tertuang dalam dokumen yang menjadi arsip. Kondisi pengelolaan arsip dinamis sampai saat ini masih perlu dapat perhatian oleh Organisasi Perangkat Daerah.
Bimbingan Teknis ini dibagi ke dalam dua sesi, yaitu sesi pengenalan teori pada hari pertama (26/09/2024) serta sesi penginputan dan penyimpanan arsip pada hari kedua (27/09/2024).
Pada hari pertama, materi yang diberikan berupa pengenalan arsip dinamis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Di sesi ini, Arsiparis Ahli Muda, Cecep Nursalam, S.Sos., M.Si selaku narasumber menjelaskan secara rinci tentang arsip dan kearsipan, terutama arsip dinamis. Beliau menegaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis menjadi hal yang mesti sangat diperhatikan oleh OPD. Materi hari pertama menjadi pondasi awal untuk melanjutkan ke penginputan dan penyimpanan arsip di hari kedua.
Materi pada hari kedua tidak seperti pada sesi pertama yang dipaparkan materi teori dari power point, sesi kedua ini materi dipaparkan dari file daftar arsip yang ada. Sehingga pemaparan pada hari kedua ini lebih praktikal ketimbang hari pertama. Materi yang dipaparkan merupakan cara menginput arsip ke dalam daftar arsip dan bagaimana penyimpanannya. Bapak Cecep juga memberikan masukan-masukan untuk daftar arsip yang telah ada untuk diperbaiki.
Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis ini sendiri merupakan bentuk inisiasi agar pengarsipan yang ada di Biro Umum dan Perlengkapan, terutama Bagian Pengelolaan Keuangan dan BMD Setda, bisa menjadi lebih baik lagi ke depannya. Melalui bimtek ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan, wawasan, dan kompetensi para pengelola arsip agar mampu mengelola arsip dengan baik, akuntabel, dan terpercaya.
